De ce limiteaza organizatorii locurile la concursurile de amatori

De ceva vreme sunt implicat în organizarea mai multor concursuri, fie ca iniţiator (VeloCompass), fie ca organizator (Semimaraton Gerar) şi chiar ca voluntar. Printre ele au fost şi concursuri de bicicletă sau de alergare, cu 20 de participanţi sau cu 1000, de adulţi sau de copii, în oraş sau la munte, pe sosea sau prin pădure. După aceste experienţe, am observat că unii concurenţi nu înţeleg multe din aspectele organizatorice ale unui concurs, ceea ce nu e rău, însă, au anumite afirmaţii mai tăioase la adresa organizatorilor. Din acest motiv, m-am hotărât să încep o serie de articole prin care să explic câteva detalii de culise. Astăzi încep cu: De ce limitează organizatorii locurile la concursurile de amatori?

În primul rând, vreau să spun că toate argumentele de mai jos nu sunt general valabile. Sunt de acord că sunt unele excepţii, însă cred că trebuie întâi să plecaţi de la premisa că organizatorii au un motiv întemeiat pentru limitarea locurilor şi înainte să începi boscorodirea lor să îi întrebi care sunt motivele limitării locurilor.

De-al dracului, se bat cu pumnu’ în piept că promovează mişcarea şi apoi nu dau voie la toţi doritorii să participe.

Cam aşa sună o afirmaţie la care mă refer.
Acum hai să vedem ce le trece prin minte nesimţiţilor de organizatori când limitează locurile.

Din cauza capacităţii de gestionare

Mulţi din organizatorii de evenimente sportive de masă fac asta pe lângă jobul curent; asta înseamnă că au un timp destul de scurt într-o zi pe care îl pot dedica tuturor aspectelor organizatorice: regulament, înscrieri, site, răspuns emailuri, sponsori, voluntari, taxe, aprobări etc. Motiv pentru care uneori se decid să limiteze numărul de concurenţi la un număr pe care ei cred că îl pot gestiona.

Din cauza traseului

Uneori, vezi cazul Gerar, traseul nu permite mai mult de x persoane. Desigur numărul X nu este unul calculat foarte ştiinţific şi este discutabil. Însă noi ca şi organizatori am decis, de exemplu la Gerar, că mai mult de 70 de echipe ar crea aglomeraţie pe traseu care ar duce odată la creşterea riscului de accidentare, cât şi la disconfortul participanţilor, atât pentru echipele din faţă nevoite să depăşească, cât şi pentru cele depăşite.

Din cauza locaţiei

Când zic locaţie mă refer mai mult la zona în care are loc concursul. Poate că traseul ar putea duce mai multe persoane, însă în zona de start/finish nu sunt foarte multe locuri de cazare să zicem 100. În acest caz pot decide să limiteze numărul de concurenţi la 150, să zicem, pentru că unii poate stau la cort sau vin din alte localităţi din jur. Desigur unii vor spune că nu e problema organizatorului dacă omul vine cu maşina de la 200 km distanţă în ziua concursului, însă limitând încerc să evit 2 situaţii:
– oameni care se simt prost la concurs din cauză că s-au înscris şi apoi negăsind locuri de cazare sunt nevoiţi să conducă 200 km.
– oameni care se înscriu şi apoi nu mai vin pentru că nu au găsit locuri de cazare.

Un alt exemplu e la Transmaraton unde: startul e pe partea nordică, iar finish-ul pe partea sudică a Transfagarasanului. Şoseaua fiind închisă traficului auto, singurele posibilităţi de întoarcere la zona de start ar fi: fie ca fiecare concurent să aibă un însoţitor care să îi aducă maşină la finish, fie că fiecare concurent să facă cale-ntoarsa (mai ales cei de la ultra:D). Însă cum oricare din acestea ar fi o condiţie prea dură, am ales o altă soluţie şi anume cazarea concurenţilor, după cursă, la cabanele Capra şi Piscul Negru şi închirierea unui autocar care să îi ducă a două zi pe ruta ocolitoare înapoi la start. Aşadar, în acest caz, limita de locuri a fost stabilită în funcţie de posibilităţile de cazare ale celor două cabane.

Numărul mic de voluntari

Un alt factor de luat în seamă la calcularea numărului maxim de concurenţi este şi numărul voluntarilor. Din păcate, nu sunt foarte multe persoane dispuse să facă voluntariat la un eveniment sportiv, cu atât mai mult cu cât o parte din ei vor să fie concurenţi.
Uneori, ştiind că nu ai cum să ai mai mult de 2 voluntari la punctele de alimentare, decizi să pui o limita de 300 de persoane, să zicem, pentru că, dacă ar fi mai mulţi, când va trece grosul plutonului, cei 2 voluntari nu ar face faţa la umplerea păharelor cu apă.

Kitul de concurs

Dacă tot munceşti la un concurs, îţi doreşti ca oamenii care vin sa fie cât mai bucuroşi de participare şi atunci încerci de exemplu să le oferi un kit cât mai fain: tricou (poate chiar tehnic), medalii etc. Toate acestea sunt bugetate şi uneori comandate dinainte după numărul de concurenţi. Astfel, dacă ai vrea sa măreşti numărul de locuri, cei peste limita iniţială ar avea un kit diferit faţă de restul. Situaţie care ridică două probleme:
– din cei cu kit diferit, să zicem făra tricou, unii o sa fie nemulţumiţi că plătesc taxa întreagă, dacă o micşorezi o sa fie unii nemulţumiţi dintre cei înscrişi deja care poate şi ei îşi doreau o înscriere cu taxă mai mică chiar dacă nu primeau tricou.
– având kituri diferite se pot naşte destule probleme că unul tb sa primească tricou şi nu a primit pentru că a fost dat din greşeală unuia care nu trebuia sa aibă.

O scurtă concluzie

În final, totul e discutabil, toate argumentele de mai sus nu se pot cuantifica matematic; cu siguranţă că se poate creşte limita cu 5 persoane, să spunem, dar apoi de ce nu şi cu 10 ar spune unii, dar hai cu 15 că eu sunt al 11-lea sub listă, hai 20 şi tot aşa. Din acest motiv, eu prefer să ţin cu dinţii de limita anunţată în ciuda numeroarelor discuţii şi frigiderului plin de acasă;). Măcar aşa oamenii vor rămâne cu impresia că odată ce am anunţat o limită, suntem oameni serioşi şi de cuvânt şi ea rămâne bătută în cuie, cel puţin aşa sper că se înţelege.

Sper să fi reuşit să transmit ideea că organizarea unui concurs este un pic ca mersul pe sfoară încercând să balansezi mulţumirea cât mai multor concurenţi cu nevoile unor sponsori şi uneori şi regulile impuse de autorităţile locale.

În plus, vreau să vă mai las cu o idee. Dacă vă uitaţi la toate maratoanele mari din afară o să vedeţi ca ele au locuri limitate şi chiar dacă la unele sunt cereri de două ori mai mari ele nu au mărit numărul de locuri, deşi la multe a devenit evident un bussiness, deci mai multe locuri ar însemna profituri mai mari.

Aleargă cu zămbetul pe buze.
Sfatul pe care îl primesc de la Fane Oprina mereu, pe care l-am văzut şi ca slogan la maratonul de la Limassol.